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総会について

１　管理組合の運営
（３）総会について

Ｑ１ 　総会は毎年開かないといけないのですか。
Ａ１ 　総会は、管理組合における最高の意思決定機関であり、会計報告、業務報告、予算案及び事業計画案を決議するため、毎年１回、一定時期（会計年度の末日から２ヶ月以内等）開催する必要があります。また、それ以外に総会で議決すべき事項が発生した場合には、理事会の決議等を受け、臨時総会を開催することが必要です。
　議事録は議長（通常は管理者である理事長）の責任で作成（役員の仕事の分担で、書記が議事録をとったり、管理会社の担当者が記録しておくことはかまいませんが、作成の責任者は理事長になるという意味です。）し、議長を含む３人の出席理事の署名と捺印が必要です。

　

Ｑ２ 　総会開催前に準備すべきことを教えてください。
Ａ２ 　理事会で総会についての打ち合わせを行い、まずは議案を決めます。定期総会の場合は、決算報告が中心ですので決算報告の作成が開催時期決定のポイントとなります。
　 まず、（ア）議案書の作成、（イ）総会日時及び場所の決定、（ウ）総会開催日の２週間前（標準管理規約の場合）には議案書を配布します。
　その他、総会の開催ルールについては、それぞれの管理規約に明記されているはずですので、そのルールに従って行ってください。

 

Ｑ３ 　総会の成立要件及び議事の決定方法について教えてください。
Ａ３ 　通常は議決権総数の半数以上を有する組合員の出席を総会成立の要件としています。なお、書面（議決権行使書面等）や代理人による議決権の行使は出席とみなします。
　議事の決定方法は基本的には過半数の多数決（普通決議）ですが、規約の変更などの重要事項については、組合員総数及び議決権総数の各４分の３以上の賛成（特別決議）が必要です。
　組合員数・議決権総数の４分の３以上の賛成が必要な特別決議事項は、区分所有法に列挙されており主なものとしては、（ア）規約の変更又は廃止、（イ）組合の法人格の取得・解散、（ウ）共用部分の変更・処分（改良を目的とし、かつ著しく多額の費用を要しないものを除く）、（エ）建物価格の２分の１を超える部分が滅失した場合の共用部分の復旧、（オ）建物の保存に有害な行為・共同の利益に反する行為をした者（義務違反者という）に対する占有部分の使用禁止請求などがあります。
　また、建替えの場合は５分の４の賛成が必要です。
　なお、区分所有者全員の書面による合意があった時は、集会の決議があったものとみなされます（書面決議）。

 

Ｑ４ 　議決権数と組合員数の違いについて教えてください。
Ａ４ 　議決権とは、各区分所有者が持っている議決に当たっての権利のことで、議決権数とはその数です。
　従って組合員数と同じではありません。
　標準管理規約では、議決権の決め方については専有面積の持分割合を原則としていますが、１住戸１議決権などについても、規約や総会で決定がなされれば有効です。
　また、組合員数・議決権数の数え方については、１住戸で２人以上の共有名義の場合は、組合員数・議決件数ともに１つであり、１人が２戸以上の住戸を所有している場合は、組合員数は１つ、議決権数は所有住戸に応じた数となります。

 

Ｑ５ 　総会の招集は誰が行うのですか。
Ａ５ 　総会の召集は原則としてマンションの管理者である理事長が行いますが、管理者でなくとも、組合員総数の５分の１以上、かつ議決権総数の５分の１以上の賛成があれば、管理者に対し集会の召集を請求することができます。
　この場合に、もし管理者が２週間以内に当該請求の日から４週間以内の開催予定日を指定して総会召集の通知をしない場合は、請求を行った組合員（区分所有者）が集会を召集できます。また、監事は単独で招集することができます。

　

Ｑ６ 　総会後の事後処理について留意点はどのようなことですか。
Ａ６ 　総会は管理組合の最高の意思決定機関ですが、決議した後にすみやかに決定事項が指示、遂行されなければ意味がありません。欠席者も含めた一般の組合員への報告、委託管理会社への指示、理事会での職務分担等を徹底する必要があります。
　そうした行動の基本となるのが議事録ですが、議事録の作成責任者は議長があたり、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する２名以上の出席理事が署名・捺印します。
　議事録はあらかじめ保管場所を定めて大切に保管し、利害関係者等の閲覧要求があれば、これを正当な理由なく拒むことはできません。

 

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